Saya pernah beberapa kali di telpon oleh orang-orang yang mengeluhkan bahwa kontraktor yang dia sewa tidak memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian di awal kesepakatan. Ada satu contoh,kira-kira sekitar 2 tahun lalu di tahun 2015 yang lalu. ketika itu saya sedang berada di sebuah rumah sakit ternama dan tertua di kota Bogor untuk mengantarkan chek up salah satu putri saya
Handphone saya berdering, saya angkat, suara di seberang sana seorang penelpon memperkenalkan diri sebut saja pak“Adi”. dia menceritakan bahwa dia memborongkan proyek renovasi rumahnya kepada seorang temannya yang berprofesi sebagai seorang kontraktor sebut saja kontraktor “S”, proyek sudah di sepakai, harga sudah disepakati 300jt , pekerjaan pun berjalan, namun di belakang hari menurut pengaduan Pak Adi temannya si kontraktor “S”tersebut meminta pembayaran akhir yang membengkak menjadi di angka 700jt??. “Padahal renovasi nya tidak banyak pak , bagaimana menurut bapak?”, tanya pak Adi. saya Cuma bisa bilang, “kok bisa begitu ya? Seharusnya harga sesuai dengan kesepakatan, apakah bapak ada minta pekerjaan tambahan lain selain yang sudah di sepakati dengan harga awal tersebut? pak Adi menjawab tidak
Saya terdiam sambil berpikir mengapa bisa terjadi hal yang dialami si penelpon.
Kemudian Pak Adi meminta saya menjadi penengah dan negosiasi ulang dia dengan si kontraktor, tapi saya tolak, karena tidak baik ikut campur urusan jual-beli pihak lain, lalu pembicaraan berkembang, pak Adi hendak menyewa saya untuk meneruskan progress kontraktor lama yang tersisa, tentu saja saya tolak juga, saya katakan,”maaf pak, tidak mungkin bagi kami untuk masuk sebagai pihak ketiga didalam suatu kesepakatan “jual-beli” yang belum tuntas pelaksanaanya”,
lalu pak Adi curhat lagi begini.. dan begitu.., menceritakan “aib” kontraktor yang pak Adi anggap telah menipu nya, pak Adi minta advice dan pendapat saya selaku kontraktor, saya Cuma bisa jawab: “ maaf pak, bukan nya tidak mau memberi saran atau komentar, tapi rasanya kurang etis apabila saya memberi penilaian atas kinerja kontraktor lain, apalagi saya tidak mengetahui betul permasalahan yang sesungguhnya, misalkan saja jika seorang dokter di datangi pasien yang mengeluhkan dokter yang lain, dokter yang di didatangi ini sebaiknya tidak memberi penilaian kinerja dokter yang di keluhkan itu, ada semacam “ kode etik sesama profesi” yang harus sama-sama di jaga
Begitu pula dengan saya, saya tidak dapat memberikan penilaian terhadap kontraktor yang bapak keluhkan”.
tapi bukan bermaksud “kepo” atau ingin ikut campur urusan orang lain, saya bertanya pada pak Adi apakah kesepakatan di awal antara dia dan kontraktor memiliki kontrak/perjanjian tertulis, pak Adi menjawab tidak ada kontrak. “ seharusnya ada kontrak tertulis pak, kalau sudah terjadi begitu, sebaiknya bapak musyawarah lagi dengan teman kontraktor bapak itu, bicara baik-baik untuk mencari titik temu, saya Cuma bisa menyarankan demikian. Lalu tak lama terpaksa saya minta ijin mengakhiri pembicaran telpon dengan pak Adi karena sudah waktunya giliran putri saya di periksa dokter.
Kesepakatan proyek tanpa Kontrak Proyek
Salah satu penyebab masalah yang sering terjadi mengenai kesepakatan proyek adalah bahwa fase peresmian atau kontrak perjanjian dilakukan kurang baik. Atau tidak sama sekali. Hal ini menyebabkan segala macam masalah dikemudian hari dari peran dan tanggung jawab yang tidak jelas,kurangnya pembayaran , pengeluaran yang tidak disetujui dan persyaratan yang ditetapkan buruk.
Beberapa proyek yang memiliki tujuan jelas. Anda dapat mengatur program kerja dengan tujuan yang ditetapkan, tetapi dalam perjalanan bisa saja terjadi yang tidak jelas. Itu normal, dan sangat mungkin di dunia di mana ada tingkat tinggi inovasi dan banyak ketidakpastian di pasar.
Apa yang saya kemukakan disini ialah di mana sebuah kesepakatan proyek antara pemilik dan kontraktor tidak di lakukan dengan baik sehingga kontraktor tidak memiliki mandat disetujui atau tujuan yang jelas dari awal
Kontrak Proyek
Kontrak proyek ialah mengandung peresmian dan penugasan proyek, kesepakatan proyek,dasar-dasar pelaksanaan proyek, jaminan dan aturan-aturan bagi kedua belah pihak yang melakukan kontrak yakni pihak klien selaku pemilik proyek dan kontraktor selaku pelaksana proyek. Jika kedua belah pihak melaksanakan kontrak proyek dengan semestinya maka akan menjamin tidak berkurangnya pelaksanaan hak-hak dan kewajiban-kewajiban dari kedua belah pihak.
Marlet Hesslelink dan rekan-rekannya di Belanda telah melakukan banyak pemikiran tentang masalah ini dan telah datang dengan ide kontrak proyek, yang mereka gambarkan dalam buku mereka, Project Driven Creation .Kontrak proyek hanyalah sebuah dokumen yang menetapkan apa tujuan keseluruhan, bagaimana Anda akan sampai di sana dan bagaimana proyek akan dikelola dari awal sampai akhir.
mungkin terdengar banyak seperti Surat perintah kerja(SPK) atau dokumen penugasan proyek, dan saya pikir ada beberapa kesamaan. Yang membedakan adalah bahwa orang-orang yang akan terlibat dalam proyek berkomitmen untuk mengambil bagian berdasarkan pada kesetaraan. Ada alasan bagus untuk ini: pemilik proyek / sponsor, manajer proyek dan tim semua harus menerima satu sama lain sebagai mitra sejajar sehingga mereka sadar bekerja sama untuk menciptakan output yang diminta oleh proyek. "Proses seperti tidak muncul dari perasaan kewajiban," Hesslelink et al menulis dalam buku mereka, "itu muncul dari kehendak dan keinginan untuk mencapai sesuatu dan dari pilihan sadar yang berasal dari ini."
Dengan kata lain, menggunakan istilah 'kontrak' dan membuatnya menjadi perjanjian yang mengikat dari pihak yang sama menciptakan rasa bersama kepemilikan bersama yang menetapkan proyek berdiri pada pijakan yang baik.
Isi Kontrak
Kontrak proyek harus mencakup semua hal yang biasanya Anda harapkan dalam dokumen dan lampiran untuk pelaksanaan sebuah proyek dan beberapa lagi pemikiran yang harus tertuang di dalam kontrak proyek antara lain:
✔ Kriteria Utama, tujuan yang jelas dan kesuksesan proyek
✔ Sebuah daftar peran dan tanggung jawab dan siapa yang akan melaksanakannya
✔ Rincian sumber daya yang diperlukan proyek
✔ Ruang lingkup dan kendala proyek
✔ Struktur Perincian Kerja (yang merinci semua kegiatan yang perlu kontraktor lakukan dalam rangka untuk menyelesaikan proyek dengan sukses)
✔ Analisis risiko-risiko diidentifikasi dan rencana untuk mengatasinya
✔ Perjanjian tentang rentang waktu yang diproyeksikan, anggaran, tingkat kualitas apa yang diinginkan pemilik proyek
✔ Rencana utama komunikasi
SPK dan Kontrak Proyek
Perbedaan utama yang saya lihat untuk dokumen pelaksanaan kontrak proyek adalah bahwa ada detail yang lebih banyak.
Pada piagam proyek atau seperti Surat Perintah Kerja( SPK ) isi dokumen lebih singkat.Itu bukan berarti bahwa kita tidak bisa memiliki keduanya: piagam singkat otorisasi pekerjaan/SPK, dan kontrak proyek rinci yang mana pemilik proyek dan semua pihak terkait tercantum didalamnya, pada titik di mana penugasan terlaksana maka kontraktor akan memulai mempersiapkan sumber daya yang serius untuk melaksanakan proyek.
Hindari Masalah kontrak
Apa pun yang kontraktor ingin menyebutnya, penjelasan rinci, didokumentasikan dan disetujui oleh semua orang di tim dan manajer umum, adalah penting untuk menghindari masalah dengan proyek di kemudian hari serta mencegah kesalahpahaman tentang ruang lingkup, waktu, biaya dan kualitas, itu juga berarti bahwa ada budaya yang berarti manajer proyek tidak hanya mendapatkan pekerjaan diberikan kepada mereka tanpa ada harapan dari tahap analisis dan penilaian atau kesinambungan pekerjaan lebih lanjut.
Kontraktor juga harus menghindari pemilik proyek yang jarang datang memonitor proyek . karena kontraktor menjadi tidak bisa mengharapkan pemilik proyek membantu untuk membuat keputusan penjadwalan atau membantu kontraktor mengatasi kendala proyek ketika keadaan menjadi sulit di luar dugaan. Seorang manajer proyek tanpa pemilik proyek yang mendukung dengan baik tidak mungkin untuk mencapai progress proyek bergerak cepat. Akhirnya, kontrak menetapkan harapan bagi tim juga.
Mereka mampu melihat dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan, yang lebih penting, mengapa. tujuan yang jelas membantu mereka mengatur tugas-tugas mereka sendiri dalam konteks aturan-aturan bisnis perusahaan secara keseluruhan, yang pada gilirannya membuat lebih mudah untuk mendapatkan panduan ketika melakukan pekerjaan. kontraktor juga harus mendapatkan dukungan dari sub kontraktor dan vendor-vendor mereka sebagai bagian dari kontrak, sehingga meminimalkan keruwetan dan ketegangan di kepala kontraktor ketika mereka mencoba untuk menyeimbangkan pekerjaan proyek mereka dengan tanggung jawab lain.
Jika para sub kontraktor dan vendor mereka tahu bahwa mereka harus berkomitmen untuk kerja proyek, maka garis manajer atau penanggungjawab mereka dapat membuat rencana alternatif untuk tugas-tugas mereka yang lain. Secara keseluruhan, saya merasa bahwa jenis kontrak proyek rinci harus menjadi bagian penting dari peresmian kesepakatan penugasan proyek.
Saya setuju dengan pemikiran dan pendapat bahwa setiap pihak yang menandatangani kontrak adalah sama dan setara dengan satu pihak yang lainnya yang turut menandatangani kontrak. jujur saja Semakin banyak yang bisa kita lakukan untuk membuat awal dan dasar yang jelas untuk proyek-proyek, semakin banyak kesempatan yang kita miliki sebagai manajer proyek untuk memberikan pencapaian yang jelas dan sukses serta terhindar dari konflik dengan pemilik proyek.
